UNIBE

Requirements UNIBE

Requirement 1 Requirement 2 Requirement 3 Requirement 4
Requirement 5 Requirement 6 Requirement 7 Requirement 8
Extract

Requirement 1: Wissen einfach und schnell sammeln, suchen, archivieren und austauschen

Need Als ein erstes Bedürfnis wird häufig erwähnt, dass Wissen unmittelbar zugänglich gemacht werden soll. Für den Aufbau einer Wissensdatenbank wird das Know-how verschiedener Personen benötigt. Für diese Personen muss eine einfache Lösung vorliegen, um Wissen zu speichern und für Andere verfügbar zu machen. Der Aufbau und das Zur-Verfügung-Stellen von explizierbarem Wissen in einer Wissensdatenbank muss deshalb einfach sein (sammeln), die Recherche nach Stichworten muss intuitiv, benutzerspezifisch und schnell funktionieren (suchen), Ergebnisse sollten weitergegeben werden können (austauschen) und das Wissen muss längere Zeit vorhanden und logisch abgelegt sein (archivieren). Flexible Zugangsberechtigungen sind erwünscht, auch für Externe sollen Inhalte zugänglich gemacht werden können. Über Neuigkeiten und Änderungen soll man stets informiert werden (Benachrichtigungsfunktion).
Existing practices and problem statement
  1. In vielen Instituten werden Dateiserver genutzt, um Dokumente abzulegen und anderen Team-Mitgliedern zur Verfügung zu stellen. Solche Shares haben den Nachteil, dass eine Versionierung nur indirekt möglich ist (zurückspielen als Backup, Arbeit mit Dokumentkopien und entsprechenden Versionennummern (v1., v2.). Eine Suche über die Dateien hinweg ist oft nicht möglich, eine Verschlagwortung auch nicht.
  2. Zum Teil werden Wikis als Wissensmanagement-Tools eingesetzt. Die Informatikdienste benutzen Confluence, das Institut für Medizinische Lehre Dokuwiki, iLUB wiederum das ILIAS-Wiki.
  3. Ein Teams verwendet Google Groups (Foren, Newsgroups, Newsletter), d.h. es werden E-Mails per Reply an eine bestimmte Empfängerschaft verschickt, um unmittelbar über neues Wissen und neue Fragen zu informieren. Das Team muss sich kaum Gedanken über die Archivierung oder Ablage des Wissens machen, da dies in der Google-Group gespeichert wird. Das gesammelte Wissen kann online durchsucht werden. Es können Uni-interne wie –externe Personen daran teilnehmen.
  4. Ein Team organisiert den Austausch von grossen Dateien mit WE TRANSFER, einem Dienst ohne Registrierungspflicht, ohne Werbung, welcher simpel zu bedienen ist. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link und kann die Datei herunterladen. Die Datei wird nach einer bestimmten Zeit automatisch vom Server gelöscht. Ein Betreuungsaufwand fällt somit nicht an.
  5. Ein weiteres Team arbeitet mit einer Datenbank, um Fotos und dazugehörige Metadaten abzulegen. Wissen wird in Form von Inhalten (Fotos) und Metadaten gesammelt. Dabei tritt ein generelles Problem auf: Wie stellt man sicher, dass alle Teammitglieder ihr Wissen (in diesem Falle ihre Fotos) im Wissensspeicher (z.B. Datenbank) ablegen. Zur Zeit fehlen Hinweise oder Erinnerungsfunktionen für das Einspeisen neuer Inhalte und Daten (z.B. «letzte Aktualisierung vor … Tagen»).
Proposed solutions 1) ILIAS hat sich als Learning Management System an der Universität Bern gut etabliert. Die Bereitschaft, ein neues Tool für die Unterstützung des Wissensmanagement einzusetzen ist höher, wenn kein weiteres neues Tool angeboten wird. Die in ILIAS vorhandenen Tools wie Wiki oder das Datensammlung-Tool sollten daher erweitert und optimiert werden, so dass den Kriterien „Sammlung von Wissen», „Verbesserte Such-/Filter-Funktion», „Archivierung» sowie „Weitergabe des Wissens» Rechnung getragen wird.Konkret stehen folgende Funktionalitäten im Fokus:

  • Wiki: Verbesserung oder Implementation der Verschlagwortung von Inhalten.
  • Wiki: Sperren von bereits geöffneten oder in Verwendung stehenden Seiten zur Vermeidung von Speicherkonflikten, oder Sicherstellung durch das System, damit keine Inhalte verloren gehen (vgl. Confluence).
  • Wiki: Erweiterte Suchfunktionalitäten: And/Or-operators, Rating-search; verbesserte Darstellung und Sortierung der Suchresultate (Dateiname, Last update, Relevance)
  • Wiki: Erweiterte Sortierfunktion von Tabellen.
  • Wiki: Neue Seiten können durch Seitenvorlagen einfach und strukturiert erstellt werden, um z.B. Sitzungsprotokolle im Wiki zu erstellen.
  • Wiki: Erweiterung der Funktionalität mit der Möglichkeit, einfach eine Traktandenliste zu erstellen (vgl. Confluence).
  • Wiki: Möglichkeit, Einträge zu sperren und vor der Weiterverarbeitung zu schützen.
  • Wiki: Navigation und Formatierung der Texte mit Tastaturkürzeln erlaubt schnelles Editieren ohne die Maus zu benutzen.
  • Wiki: Einbindung von Flowcharts, Mindmaps und Conceptmaps, die kollaborativ weiterbearbeitet werden können (vgl. Confluence).
  • Wiki: Dokumente können per Drag und Drop direkt vom Finder/Explorer ins ILIAS-Wiki verschoben werden.
  • Wiki: Dateien in ILIAS-Wikis werden indexiert und sind durchsuchbar.
  • Wiki: Änderungen an Seiten können als geringfügig markiert werden, so dass keine Benachrichtigung verschickt werden.
  • Datensammlung: Verbesserung oder Implementation einer Historie/Verlauf-Funktion, um die Versionen zu vergleichen, oder um fälschlicherweise gelöschte Einträge widerherzustellen.
  • Datensammlung: Benachrichtigungsfunktion per E-Mail über Änderungen und Neuigkeiten.
  • Datensammlung: Eingabe von neuem Wissen und Inhalten per (Antwort-)E-Mail oder Import von Word-Dokumenten.

2) Mailinglisten mit Archivierung: Das Anlegen von Mailinglisten ermöglicht es, dass die Benutzenden das zu archivierende Wissen thematisch gegliedert einer bestimmten Empfängergruppe zugänglich machen können. Die Informationen, welche an die jeweilige Mailingliste versendet werden, sind damit einerseits im jeweiligen E-Mailsystem der Nutzenden gespeichert, werden aber auch online übersichtlich archiviert und können durchsucht werden.

Expected benefits Eine verbesserte Usability (intuitiv – je einfacher desto besser) der bereits vorhandenen Wissensmanagement-Tools (Wiki und Datenbank) erhöht den Willen, das vorhandene Wissen zu speichern und anderen zugänglich zu machen. Die Möglichkeit der Archivierung und Historie (Verlaufsanzeige) ermöglicht es zudem, den AnwenderInnen das Gefühl von Sicherheit zu vermitteln. Je schneller jemand einen spontanen Gedanken in die Datenbank einspeisen kann, desto grösser die Wahrscheinlichkeit, dass er dies tut. Je kleiner die Hürde, dieses neue Wissen zu erfassen, desto mehr Wissen kann gespeichert und wieder aufgefunden werden.
Risks – what needs to be considered Die Loslösung von gewohnten Arbeitsschritten und Programmen (E-Mail schreiben, Word-Dokumente bearbeiten) und Zuwendung zu einem neuen Dienst ist sehr schwierig, weil das mit Gewohnheiten zu tun hat. Viele Personen begegnen Neuerungen deshalb auch mit Ablehnung. Die Weiterentwicklung von ILIAS muss in naher Zusammenarbeit mit den NutzerInnen geschehen, wobei wenn möglich immer auf bewährte und bekannte Abläufe zurückgegriffen werden sollte (Antworten per E-Mail, schreiben wie in Word, hochladen, versenden,…).

Requirement 2: Dateimanagement und –Ablage an einem Ort: Unibe-Cloud und Anbindung an ILIAS

Need In der täglichen Arbeit kommunizieren wir mehrheitlich über elektronische Medien (Mails, Wikis, Intranet, Shares). Unpraktisch dabei ist, dass dabei mehrere Dateiablagen und entsprechende Systeme zu bewirtschaften sind, was sehr mühsam und aufwändig ist. Weiter ist problematisch, dass bei dezentralen Dateiablagen mehrere Versionen von identischen Dateien entstehen. Das Problem tritt vor allem dann auf, wenn man institutionsübergreifend arbeitet. Es lässt sich daraus das Bedürfnis ableiten, dass die Dateiablagen auf einen einzigen zentralen Bereich reduziert werden.
Existing practices and problem statement 1) Institutions-Shares sind die klassischen Dateiablagen auf Servern der Universität Bern. Die Shares haben nur eine indirekte Versionierung, im Notfall werden Dokumente vom Backup zurückgespielt. Institutions-Shares haben zusätzlich den Nachteil, dass keine institutionsübergreifende Zusammenarbeit möglich ist.2) Um zu verhindern, dass Dateien an unterschiedlichen Orten gespeichert werden müssen, werden als Workaround in institutionsübergreifenden Gruppen keine Dateiablagen eingerichtet, sondern die Dokumente jeweils per Mail inkl. Dateianhang an alle Gruppenmitglieder versandt.3) Werden Dateien über ILIAS für Gruppen verfügbar gemacht, werden folgende Schritte ausgeführt:

  1. Im Browser muss die Plattform ILIAS geöffnet werden.
  2. Um Zugriff auf die Gruppen der Plattform zu erlangen, müssen sich die Benutzer authentifizieren.
  3. Innerhalb der Plattform ILIAS wird der entsprechenden Gruppe beigetreten.
  4. In dieser Gruppe wird die Datei veröffentlich. Dazu muss diese aus dem lokalen Verzeichnis angewählt und anschliessend hochgeladen werden.
  • Benutzer, welche die Datei öffnen möchten, müssen die gleichen Schritte durchführen. Um eine Datei zu bearbeiten, muss sie heruntergeladen, lokal bearbeitet und als neue Version in ILIAS hochgeladen und zur Verfügung gestellt werden.
  • Der beschriebene Prozess ist umständlich. Der Vorteil von ILIAS-Gruppen ist aber, dass so institutionsübergreifende Zusammenarbeit möglich wird. Deshalb wird oft trotzdem damit gearbeitet.
Proposed solutions
  • Es ist von der Universität Bern eine geeignete Cloud-Infrastruktur auf eigenen Servern für alle Mitarbeitenden und Studierenden der Hochschule aufzubauen. Eine solche einheitliche Unibe-Cloud Lösung ermöglicht es einerseits, Institutions-Shares in die Unibe-Cloud Lösung zu migrieren und es können ad hoc institutionsübergreifende Dateiablagen erstellt werden. Das hat den Vorteil, dass sowohl institutionsinterne Dokumente und Dokumente von institutionsübergreifenden Projekten an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen. Ein zentraler Aspekt stellt dabei die einfache Bedienung der Lösung für die Benutzer dar. Etablierte Cloudspeicherdienste wie Dropbox oder GoogleDrive könnten als Vorbild dienen. Um die Verbindung von Forschung und Lehre zu unterstützen, sollen auch Studierende Zugang zur Cloud-Lösung erhalten.
  • Die Cloud-Infrastruktur soll mit dem bestehenden Lern-, Arbeits- und Kooperationssystem ILIAS gekoppelt werden. Mit der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie die Integration einer Cloud-Lösung in einen bestehenden Dienst (z.B. Dropbox) realisiert werden kann:

Lokales Bild der Dateien (links), Dateien im Cloudspeicherdienst (Mitte), Dateien in ILIAS (rechts)

  • Die Dateien werden auf dem lokalen Computer gespeichert (linkes Bild). Diese werden mit Hilfe eines Cloud-Dienstes synchronisiert (Bild in der Mitte). Die in der Cloud gespeicherten Dateien sind dann auch direkt über einen Cloud-Ordner in ILIAS aufrufbar (rechtes Bild). Dabei werden die Daten nicht in ILIAS gespeichert sondern nur im Cloud-Speicher. Die Studentinnen und Studenten oder sonstige Mitglieder der Gruppe können nun die Dateien direkt über diesen Cloud-Ordner in ILIAS beziehen, oder weitere Dokumente über den ILIAS-Cloud-Ordner hinzufügen resp. aktualisieren. Wichtig ist, dass das Lesen auch auf Tablets ermöglicht wird.
Expected benefits
  • Eine Cloud-Lösung für Shares in Institutionen sowie für Projektgruppen vermindert Redundanzen und verhindert möglichen Datenverlust durch gegenseitiges Überschreiben von Dateien.

Es werden folgende Ziele erreicht:

  • Datenredundanzen werden vermieden (Dateien in der Cloud, und Dateien in ILIAS).
  • Externe Personen (SWITCH-AAI, Hochschulexterne Personen) erhalten via ILIAS-Authenti­fizierung Zugriff auf Cloud-Dokumente, ohne dass Cloud-Accounts angelegt werden.
  • Eine Koppelung mit ILIAS unterstützt auch die Bereitstellung von Dateien in Lehrveranstaltungen.
Risks – what needs to be considered Die bisherigen Shares sind zu ersetzen. Es kann nicht abgeschätzt werden, ob dies überall möglich ist, da manchmal auch zusätzliche IT-Systeme mit dem Share verknüpft sind. Wenn die Shares nicht ersetzt werden, dann würde man mit Institutions-Shares und mit einer Cloud-Lösung arbeiten, man hätte weiterhin mehrere Dateiablagen, was wiederum zu Datenredundanzen führt.

Requirement 3: Gemeinsames Bearbeiten von Textdokumenten

Need Sollen mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, so gibt es immer wieder Schreibkonflikte. Jede zuständige Person muss Zugriff auf das gemeinsam zu bearbeitende Dokument haben, damit nicht mehrere Dokumente im Umlauf sind (Versionen). Jede Person soll unabhängig daran arbeiten können, damit man sich nicht gegenseitig behindert (gemeinsames Bearbeiten). Man muss nachvollziehen können, was geändert wurde (Verlauf) und sollte gewisse Bereiche mit einem Schreibschutz versehen können, so dass gegenseitiges Überschreiben nicht möglich ist. Die Bearbeitung soll online erfolgen (wenn möglich inkl. Formatierungen), damit die Dokumente nicht kompliziert heruntergeladen, bearbeitet und wieder hochladen werden müssen. Wird ein Dokument bearbeitet, muss dies gekennzeichnet sein. Wird etwas an einem Dokument verändert, sollte man automatisch benachrichtigt werden. Zusätzlich sollten Bearbeitende die Möglichkeit haben explizite Benachrichtigung an andere zu verschicken.
Existing practices and problem statement 1) Auf einem Server werden Word-Dokumente gespeichert. Sind diese von einer Person in Bearbeitung, liegen sie für andere als «schreibgeschützte Datei» vor, weshalb die anderen mit Bearbeiten abwarten müssen und später erneut einen Versuch starten müssen. Es wird im Team festgelegt, bis zu welchem Zeitraum die Datei noch bearbeitet werden kann, ehe sie als definitive Version abgelegt wird. Es sind verschiedene Dokumente als Versionen gespeichert, damit nachvollzogen werden kann, was verändert wurde. Im Dokument kann sowohl inhaltlich wie auch mit Formatierungen gearbeitet werden. Zusätzlich können mit der Kommentarfunktion Änderungen und Vorschläge notiert und für andere nachvollziehbar gemacht werden.2) Um direkt online an einem Dokument arbeiten zu können, wird von einzelnen Teams GoogleDocs verwendet. Die Zufriedenheit ist gross. Mit der Versionenfunktion von Google können verschiedene Versionen verglichen werden. Der Nachteil ist, dass hierfür Google-Accounts eröffnet werden müssen, damit man mitarbeiten kann und dass die Daten im Ausland gespeichert werden, wo bezüglich Datenschutz andere Bestimmungen gelten als in der Schweiz.3) Bei Textarbeiten ist es notwendig, mehrfach gewisse Textpassagen zu überarbeiten. Sind mehrere Personen involviert, erhöht sich das Risiko, dass man nicht mehr die aktuellste Version vorfindet. Zwischen zwei Personen (z.B. AutorIn – LektorIn) wird ein Dokument mehrmals per E-Mail hin und her geschickt, bis eine Endversion vorhanden ist.
Proposed solutions
  1. Mit dem Hosting von Etherpad Lite (vgl. etherpad.org) an der Universität Bern und der Implementation eines Plugins für ILIAS (für Kurse und Arbeitsgruppen) können neue Texte direkt gemeinsam erstellt und bearbeitet werden. Die Timeline ermöglicht es den Verlauf und Änderungen nachzuvollziehen. Es ist für alle klar, wer, wann, welchen Textbaustein zum Dokument beigetragen hat. Wird in Etherpad etwas geändert, sollte es möglich sein, nach Abschluss der Arbeit eine Benachrichtigung per E-Mail mit direktem Link zum Dokument verschicken zu lassen (z.B. «Das Dokument XY wurde überarbeitet»). Sollen Abschnitte oder ganze Dokumente nicht mehr bearbeitbar sein, soll eine befugte Person mit den entsprechenden Rechten die Möglichkeit haben, ganze Abschnitte oder Dokumente mit einem Schreibschutz zu versehen. Andere Personen sehen, dass aktuell keine Bearbeitung mehr möglich ist. Denkbar wäre auch ein Zeitfenster, während dem die Bearbeitung ermöglicht wird (automatischer Schreibschutz, evt. über Verfügbarkeiten).
  2. Das Problem bei Etherpad Lite ist, dass nur neue Texte gemeinsam geschrieben werden können. Bereits bestehende Dateien in verschiedenen Formaten wie Word und vor allem ProwerPoint sind in dieser Form nicht bearbeitbar. Für das gemeinsame Bearbeiten bereits existierender Dokumente würde sich allerdings Google-Docs (bzw. Google-Drive) sehr eignen. Die in ILIAS implementierte Plugin-Anbindung an die Unibe-Cloud soll mit einer Plugin-Anbindung für Google-Drive erweitert werden. Mit dieser Lösung können Studierende der Universität Bern, die sich bewusst für die Nutzung von Google-Diensten entscheiden, in ihren Studierendengruppen auf ILIAS eine Google-Cloud einrichten. Bestehende Word- oder Powerpoint Dokumente müssen dann noch für Google-Docs online konvertiert werden Dadurch ist eine gemeinsames Bearbeitung von Dokumenten – organisiert über ILIAS – möglich.
Expected benefits Das gemeinsame Bearbeiten würde viel organisatorischer Aufwand und verlorene Zeit ersparen: Alle Personen könnten gleichzeitig auf ein Dokument oder einen Inhalt zugreifen und an ihrem Teil des Textes arbeiten. Die Benachrichtigungsfunktion ermöglicht es, dass ein automatisiertes E-Mail verschickt wird, welches informiert, dass eine neue Version (bearbeitet durch XY) vorhanden ist. Es entsteht kein Zeitverlust durch zu frühes oder zu spätes Kontrollieren. Der Schreibschutz verhindert das Bearbeiten von heiklen oder vollendeten Passagen und verhindert so den Verlust wertvoller Arbeit.
Risks – what needs to be considered Das Online-Bearbeiten von Dokumenten bietet möglicherweise Risiken bei Datenverlust. Es muss gewährleistet werden, dass eine automatische Speicherung vorhanden ist, damit bei einem Internetunterbruch keine Informationen verloren gehen. Das gemeinsame Bearbeiten bedingt, dass genau nachvollzogen werden kann, wer, wann, was verändert hat, um Missbrauch vorzubeugen und allenfalls frühere Versionen zu reaktivieren.

Requirement 4: Terminkoordination und Tasks (Aufgaben)

Need Arbeiten mehrere Personen in einem Projekt oder einem Team zusammen, ist die Terminkoordination von Aufgaben und Besprechungen ein zentraler Faktor für den positiven Verlauf. Dazu gehören Zugriff auf einen gemeinsamen Projekt- oder Team-Kalender (Lese- und Schreibrecht), Einsicht in Kalender jedes einzelnen Mitglieds, Einbindung von Terminen und Meilensteinen aus anderen Diensten und die Möglichkeit diese Kalender nach den heutigen Standards «offline» weiterverwenden zu können.
Existing practices and problem statement
  1. Jeder hat seine eigene Agenda – einige elektronisch, andere in Papierformat. Termine müssen so teilweise mehrfach eingetragen werden (privat und Projekt). Schwierigkeiten bereitet dabei, dass nicht genau eruiert werden kann, wem nun welcher Termin zugeordnet ist oder ob ein Termin nun als Abwesenheit gilt (privater Termin) oder als Geschäftstermin.
  2. Zeiten/Meilensteine werden in Word-Dokumente neben den eigentlichen Zuständigkeiten und Prozessen erfasst. Nur der Blick in diese Word-Dokumente ermöglicht es zu wissen, ob etwas Wichtiges ansteht. Jede Person muss sich die vielen Termine selber sammeln und in sein eigenes System übertragen.
Proposed solutions
  • Teams sollen selbständig auf einfache Art und Weise eigene Kalender für Gruppen und Projekte erstellen können. Hierbei sollen Personen hinzugefügt werden können, wobei bei jeder Person definiert werden kann, ob diese Schreib- oder/und Lese-Recht auf den Kalender hat. Es können weitere eigene Kalender erstellt oder bereits vorhandene elektronische Kalender als Stellvertretungen eingebunden werden (falls möglich in Echtzeit synchronisierbar und online bearbeitbar). Bei eigenen und importierten Kalendern kann entschieden werden, ob Details angezeigt werden oder nur ein Kürzel (Benutzername) der Person mit dem Hinweis «abwesend/Privat/o.ä.» sichtbar ist. Verschiedene Farben ermöglichen es im Gruppenkalender den Überblick über die verschiedenen Kalender der Personen zu behalten. Die Kalender können einzeln ein- und ausgeblendet werden. Wichtig ist, dass der Gruppenkalender auf die eigenen Geräte (Computer, Smartphone, Ausdruck,…) übernommen werden kann. Die Synchronisierung muss zwingend funktionieren, damit ein Sicherheitsgefühl entsteht, dass keine Termine verpasst werden.
  • Eine Todo-Liste oder Spalte im Datenbankmodul für die Erstellung einer Todo-Checkbox und eines Termineintrags soll es ermöglichen, zeitlich festgelegte Abläufe oder Meilensteine einfach und schnell in die bestehenden Kalender einzubinden.
Expected benefits Das Angebot eines gemeinsamen Terminkoordinations-Systems mit der Möglichkeit nach Personen und verschiedenen Kalendern zu unterscheiden vereinfacht die Zusammenarbeit in Teams. Gemeinsame freie Termine lassen sich schneller finden. Meilensteine und wichtige nicht zu verpassende Termine können in eigene Kalender verknüpft werden. Individuell einstellbare Erinnerungsfunktionen erleichtern die Arbeit. Eine gute Zeitplanung vermittelt das Gefühl von Sicherheit.
Risks – what needs to be considered Den Wechsel von Zeitplansystemen auf Papier  zu elektronischen Agendas erachten noch nicht alle für gleich sinnvoll. Sobald gemeinsame Kalender abgeglichen werden sollen und man Zugriff auf Termine anderer haben will, müssen diese aber zentral gesammelt und synchronisiert werden. Es benötigt weiterhin eine zuständige Leader-Person, welche die Organisation des Projekts und die Überprüfung und Pflege der Termine übernimmt. Ist keine Person bereit sich mit der elektronischen Terminkoordination zu befassen, dann werden die Termine weiterhin in Word-Dokumente und Listen vor Ort gesammelt. Dadurch ist jeder wieder selber für sich und seine Termine verantwortlich.

Requirement 5: Prozessoptimierung und Beratung für Collaboration-Teams

Need Oftmals werden bekannte Tools und Programme verwendet (und manchmal auch zweckentfremdet), um Projekte und Wissen zu organisieren. Meist deshalb, weil das Wissen über idealere Tools fehlt. Tools müssen einfach und schnell eingesetzt werden können. Deshalb werden diejenigen Tools eingesetzt, die man kennt und beherrscht. Dadurch wird das Gefühl vermittelt, dass es eine ganz einfache Lösung ist, welche aber möglicherweise Mehraufwand bedeutet oder organisatorisch schwieriger zu handhaben ist. Ziel muss es sein, das Wissen über Zusammenarbeit und unterstützende Tools innerhalb der Hochschule zu fördern, damit nicht jedes Team geeignete Mittel evaluieren muss.
Existing practices and problem statement
  • Das Wissen wird innerhalb von Abteilungen oder innerhalb kleiner Teams weitergegeben. Es gibt selten eine Koordinationsperson, die sich zum Ziel gesetzt hat, Vorschläge für den Einsatz von Tools und Medien zu erarbeiten und ins Team einzubringen. Meistens werden Tools und Abläufe verwendet, die bereits bekannt sind. Zufälligerweise stösst ein Unibe-Mitarbeitender auf ein Tool, mit welchem sich gewisse Bedürfnisse (z.B. «WE Transfer» für grossen Dateiaustausch) umsetzen lassen.
  • Problematische Knotenpunkte werden oft nicht selber wahrgenommen, weil das Gefühl vorhanden ist, mit der gewählten Praxis gut klar zu kommen.
Proposed solutions Eine Beratungsstelle für die Zusammenarbeit und das Projekt- und Wissensmanagement könnte hier eine wichtige Schnittstelle bieten. Sowohl die Beratung und Support von empfohlenen Diensten und Vorgehensweisen, wie auch die Option bestehende Prozesse innerhalb eines Teams/Projekts analysieren und optimieren zu lassen, könnte viel dazu beitragen, das Wissen über Zusammenarbeit an der Hochschule zu fördern. Eine zentrale Beratungsstelle soll bedürfnisorientierte, elaborierte Tools und Workflows aufzeigen, wie mit wenig Aufwand ein Projekt gemanaged, Kollaboration gefördert und Wissensmanagement betrieben werden kann.
Expected benefits Wissen über Zusammenarbeit und hilfreiche Tools wird zentral an einer Stelle gesammelt und evaluiert. Dadurch müssen Teams und Abteilungen nicht einzeln Tools und Systeme evaluieren. Gegenseitige Synergien entstehen durch abteilungs- und fakultätsübergreifende Erfahrungen. Zusätzlich geht das Know-how nicht durch Abgänge in den Teams verloren. Bestehende Prozesse können analysiert und optimiert werden. Die Entscheidung, welche Tools und Vorgehensweisen eingesetzt werden, bleibt jeweils bei den einzelnen Teams. Die Stelle steht Mitarbeitenden und evt. auch Studierenden beratend zur Seite. Dabei wird nach den Kriterien „Einfachheit», „unmittelbar einsetzbar» und „bekannte Abläufe unterstützend» vorgegangen.
Risks – what needs to be considered
  • Das Risiko besteht, dass Teams ihre eigenen Lösungen bevorzugen, weil die Angst besteht, dass ihnen komplizierte Vorgehensweisen aufgezwungen werden. Es muss aufgezeigt werden, dass die Nutzenden das Zielpublikum sind und es nicht Ziel der Beratungsstelle ist, ein Produkt zu verkaufen. Jeder Fall muss individuell beurteilt werden, um die Grundlage für Entscheidungen zu schaffen, welche Mittel geeignet sind (Ziele des Teams, Vorstellungen, Abläufe, IT-Voraussetzungen, etc.).
  • Wird die Beratungsstelle nicht aktiv gefördert und zentral aufgebaut, wird die Dienstleistung wahrscheinlich nicht anerkannt bzw. nicht eingefordert, weil sie niemand kennt. Eine aktive Bewerbung der Dienstleistung und ein offensives Auftreten in der Entstehungszeit mit Hinweis auf die Benefits für die «Teilnehmenden», ist von grosser Bedeutung.

Requirement 6: Metaebene als Zentrale für Termin-, Kontakt-, E-Mail – und Aufgabenverwaltung

Need Die Projektorganisation bedingt, dass die Übersicht über Termine, Tasks (Aufgaben) und Kommunikationswege behalten wird. Für die optimale Zusammenarbeit ist es dabei zwingend notwendig ein Planungsinstrument zu haben, welches die unterschiedlichen Bereiche zusammenfasst. Dazu wird ein übergeordnetes System verlangt, welches in Form einer Metaebene die verschiedenen Abläufe übersichtlich darstellt. Die Verbindung von Terminen mit Tasks und Benachrichtigungen soll dabei unterstützen, den Überblick über die Prozesse der Arbeitsgruppe zu erhalten und weiter zu planen.
Existing practices and problem statement
  • In Word-Dokumenten wird versucht ein Ablauf von Prozessen darzustellen und Termine an einem Ort abzulegen, damit alle in diesen Dokumenten nachschauen können (Schwarzes Brett).
  • Andere benutzen Google Mail, um mit Hilfe der Google-Suche Inhalte und Links wiederzufinden, Tasks an bestimmte zuständige Personen weiterzugeben und eine Art Protokoll über den Verlauf der Zusammenarbeit zu erhalten. Alle Informationen müssen aber an GoogleMail weitergeleitet werden.
Proposed solutions
  • In ILIAS sind viele der geforderten Dienste für eine gute Zusammenarbeit bereits vorhanden: Kalender (Termine und Meilensteine erstellen), Mail-Funktion an Projektteam, Dokumentenablage, Linksammlung, usw. Der Vorteil hierbei ist, dass alles in einem System zentralisiert ist und diese Informationen nur noch gesammelt in einer Übersicht dargestellt werden müssen.
  • In ILIAS wird in Arbeitsgruppen ein neuer Reiter (Register) eingeführt – z.B. «Übersicht». In Arbeitsgruppen können bereits Termine und Meilensteine festgelegt werden, erweitert werden soll dies durch eine Task-Funktion (Aufgaben-, Todo-Liste mit %-Status wie viel erledigt wurde) bei der Zuständigkeiten, Notizen und Termine festgelegt werden können. Die über die Gruppen-Mailfunktion «Mail an Mitglieder» verschickten E-Mails werden in einer internen Inbox gesammelt (evt. mit einer neuen Mailinglisten-Funktion ersetzbar), damit man Zugriff darauf hat, was man an die Projektmitglieder bereits an Informationen verschickt hat. Auf der Übersichtsseite werden diese E-Mails, die Kalendertermine, Tasks und Nachrichten gesammelt und übersichtlich dargestellt. Charts weisen grafisch darauf hin, wie viele der Tasks und Meilensteine bereits erreicht wurden.Die Übersicht enthält somit folgende Funktionen:
    • Alle Mails «Mail an alle»
    • Kalendertermine (Termine, Meilensteine)
    • Tasks (Todos), angehängt an Meilensteinen
    • Gantt-Charts

    Es lassen sich weitere Entwicklungen festlegen, die für die Optimierung der ILIAS-Plattform als Kollaborationsplattform notwendig werden:

    • ILIAS Kalender müssen abonniert werden können (Kalender wird geführt durch Dozent/in oder Projektleitung).
    • ILIAS Kalender müssen synchronisiert werden können, d.h. auf eigenen Computer lokal und auf Smartphones exportierbar sein (sowohl Gruppen- wie auch eigene Kalender).
    • Es braucht ein neues Task-Manager-Objekt in ILIAS für Gruppen und evt. Kurse:
      • Kollaborative Tasks, können jemandem zugewiesen werden
      • Erledigt!-Funktion (siehe Software „Wunderlist»)
      • evt. Erledigt!-Funktion mit %-Status (z.B. zu 40% erledigt)
      • Tasks können in Listen organisiert werden
      • Tasks können an Termine oder Meilensteine angebunden werden
      • Tasks können Personen zugeordnet werden
      • Erinnerungsmails für bestimmte Termine
      • Erinnerungsmails, wenn Tasks und/oder Meilensteine xx Tage vor Endtermin noch nicht als erledigt bzw. 100% markiert sind
      • Foren sollen verknüpft werden mit Mail-Funktion (Reply-Funktion). Alternativ evt. Einführung von Mailinglisten (siehe GoogleGroups).
      • Blogs sollen verknüpft werden mit Mail-Funktion (einfach per E-Mail einen neuen Beitrag formulieren und posten).
      • Gantt-Chart-Funktion:
        • Darstellung der Meilensteine und Todos
        • Verschieben in dieser Übersicht ermöglichen
        • In einer chronologischen Darstellung (Verlauf) werden alle Prozesse/Aktionen in der Gruppe dargestellt:
          • Uploads, Versionen
          • Kalendereinträge und Meilensteineinträge
          • Nachrichten
          • Wiki-Änderungen
          • Forenbeiträge (bzw. Mails)
Expected benefits Einen schnellen Überblick über die laufenden und kommenden Prozesse zu erhalten, ist das A und O eines erfolgreichen Projektmanagements. Die Gruppen-Übersicht nimmt hier die Arbeit ab, an unterschiedlichen Orten die wichtigsten Informationen zusammen suchen zu müssen. Ziel ist es, die Informationen zu zentralisieren. Wichtige Termine gehen nicht mehr vergessen und neuste Änderungen können chronologisch nachvollzogen werden. Die Projektteams lassen sich so organisieren, dass Tasks und Termine jederzeit angepasst, als erledigt oder einer anderen Person übergeben werden können. Alle sind bestens informiert, woran gerade gearbeitet wird und was im Projekt läuft.
Risks – what needs to be considered Die Übersichtsseite muss einfach gehalten werden und nur die wichtigsten Informationen anzeigen, die ein Projektteam benötigt. Ist sie zu überladen oder ist es zu kompliziert alles auf einen Blick zu erfassen, wird niemand diese Option nutzen. Wichtig ist, dass die Verknüpfung zu aussenstehenden Systemen (Computer, Smartphones, E-Mail) richtig funktioniert. Nur wenn Termine und Notizen auch ausserhalb der Plattform einsehbar und evt. sogar bearbeitbar sind, wird das Projektteam aktiv mit der Arbeitsgruppe arbeiten.

Requirement 7: Online Projektmanagement-Software

Need Die tägliche Arbeit mit MS-Project wird von mehreren Personen als mühsam beschrieben, da immer wieder lokale Versionen des aktuellen Projektstandes per E-Mail an Alle verschickt werden müssen. Änderungen müssen gesammelt und von der Projektleitung ins Hauptdokument eingearbeitet werden. Die Arbeit mit MS-Project sollte optimiert werden können.
Existing practices and problem statement Bei grösseren Projekten hat sich die Software MS-Project etabliert, so dass man trotz der Unzulänglichkeiten und dem Versenden der Dokumente per E-Mail nicht auf MS-Project verzichtet, und weiterhin damit arbeitet.
Proposed solutions Eine Serverversion oder Cloudlösung von MS-Project steht für grössere Projekte zur Verfügung oder kann für Institutionen oder Projektgruppen freigeschalten werden. Der Projektleiter erhält dadurch unter anderem den Vorteil, dass der aktuellste Stand stets für alle involvierten Personen verfügbar ist, und dass keine Dokumente mehr versendet werden müssen.
Expected benefits Effizientes Arbeiten, kein Mailversand von aktuellsten Dokumenten, Integrierung mit MS Exchange.
Risks – what needs to be considered Entstehende Kosten für Institute u.U. nicht abschätzbar.

Requirement 8: Peer-Review System 

Need An Hochschulen wird als Methode zur Beurteilung von wissenschaftlichen Arbeiten das Peer Review angewandt, auch an der Universität Bern. Ein Bedürfnis von Dozierenden äussert sich im Wunsch, dass die Studierenden in ILIAS Texte mit Peer-Reviews versehen können. Jede Person schreibt seinen eigenen Text und andere werden verpflichtet, die Texte zu lesen und mit Kommentaren und Feedbacks zu versehen.
Existing practices and problem statement Word-Dokumente werden per Mail verschickt, Peer-Review wird mit Listen organisiert.
Proposed solutions
  • Das Exercise-Tool von ILIAS wird mit einer Funktionalität «Peer-Review» erweitert. Dies ermöglicht es, Kommentierung und Diskussion von Texten der Studierenden (Protokolltexte, Referate, Hausarbeiten) im Kontext von Seminaren ICT-gestützt anzubieten.
  • Das ILIAS-Wiki wird zusätzlich erweitert, so dass elektronische Marginalien möglich sind. Nutzt man die digitale Randspalte im ILIAS-Wiki, so können Fragen, Kommentare, Einwände direkt am Rand des Textes online diskutiert und geklärt werden.
Expected benefits Effizientes Arbeiten, kein Mailversand von aktuellsten Dokumenten. Organisationsaufwand nimmt ab.
Risks – what needs to be considered Keine

Extracting functionalities/software functions from scenarios

  • Die Usability jeglicher Softwarefunktionen muss sich zwingend an bewährten und vor allen Dingen bekannten und gewohnten Aktivitäten, Praktiken und Systemen orientieren.
  • Sammeln von Daten, Wissen sowie Dokumenten aller Art. Eingabe, Suche, Filterung, Weitergabe und Archivierung muss intuitiv und einfach sein.
  • Dokumente müssen mittels einer einheitlichen Cloud-Lösung gespeichert und verwaltet werden können.
  • Gemeinsames und gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten (Texte und Präsentationen), wo die Versionierung, der Verlauf, die Formatierung bzw. das Layout sowie der Schreibschutz online verwaltet wird.
  • Bereits bestehende Dokumenttypen wie Word, PowerPoint oder Opendokumente sollten auf vergleichbare Weise gemeinsam bearbeitet und mit Peer-Reviews versehen werden können.
  • Tasks und Termine sammeln und finden und sowohl individuell als auch gemeinsam, in Echtzeit und Projektgebunden in einem einheitlichen und zentralen System bearbeiten und verwalten.
  • Übergeordnetes System, das Mails, Tasks, Termine und Gantts (Balkenpläne) Projekt- sowie Arbeitsgruppengebunden übersichtlich darstellt.

Zum Anfang

Recent Posts